Szkolny sekretariat to miejsce, w którym dbałość o właściwe zarządzanie korespondencją jest szczególnie ważne. Dlatego sekretarze oraz sekretarki coraz częściej wybierają książkę korespondencji on-line zamiast tradycyjnego, papierowego dziennika korespondencji. Sprawdź, dlaczego warto postawić na pracę w rozwiązaniu on-line.
Aplikacja on-line pozwala na jednoczesną pracę kilku użytkowników. Dzięki temu każdy uprawniony do tego pracownik szkolnego sekretariatu może obsługiwać książkę korespondencji, korzystając z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. To znacznie ułatwia pracę zwłaszcza w sezonie urlopowym lub w przypadku absencji chorego pracownika.
Rejestracja korespondencji jest łatwa i zajmuje krótką chwilę. Aplikacja pozwala rejestrować korespondencję z podziałem na korespondencję przychodzącą oraz wychodzącą. Każdy wpis ma swój unikalny numer nadany mu automatycznie przez system. Poza notowaniem podstawowych informacji o korespondencji, możesz szczegółowo określić jej parametry, dodać temat, opis pisma oraz załączniki w postaci skanów.
W zarządzaniu korespondencją szkoły kluczą rolę odgrywa dekretacja pism. Książka korespondencji online umożliwia dekretację pism do innych pracowników placówki lub innych instytucji (np. urzędu miasta, urzędu gminy czy kuratorium) oraz śledzenie historii danej korespondencji wraz z monitorowaniem czasu odpowiedzi na pismo.
Poza podziałem pism na korespondencję zewnętrzną i wewnętrzną oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą, wewnątrz każdej grupy pism możesz zastosować podział na kategorie. To szczególnie przydatne w szkolnym sekretariacie, gdzie korespondencja dotyczy różnych tematów czy współpracy z różnymi jednostkami. Podział pism na kategorie ułatwi zarządzanie dokumentami, a uporządkowany układ wpisów przyśpieszy znalezienie potrzebnych danych.
Książka Korespondencji On-line pozwoli Ci ułożyć własną numerację pism i będzie pilnować, aby kolejne numery nadawane były automatycznie. Dodatkowo wpis przewiduje miejsce na odnotowanie zewnętrznego numeru dokumentu - sygnatury nadanej przez nadawcę.
W przeciwieństwie do tradycyjnego – papierowego dziennika korespondencji – aplikacja on-line umożliwia zachowanie estetyki i czytelności wpisów bez względu na ich ewentualną edycję. Wpisy możesz zmieniać dowolną ilość razy, a okno raportu zmian pozwoli Ci zachować historię edycji każdego wpisu.
Aplikacja on-line umożliwia wydruk książki nadawczej oraz listy podpisowej. Jeśli w Twojej szkole wymagany jest wydruk tego typu druków, nie musisz przygotowywać ich oddzielnie w edytorze tekstowym. Wydrukujesz je z aplikacji.
Funkcja automatycznego drukowania kopert i etykiet wprost z aplikacji wprowadzi elementy automatyzacji do Twojego sekretariatu i przyśpieszy Twoją codzienną pracę.
Korespondencja szkoły często zawiera dane uczniów i pracowników, dlatego musi być przechowywana z największą starannością z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa oraz RODO. Książka korespondencji online to gwarancja przechowywania danych w zabezpieczonej bazie, z którą połącznie zawsze jest szyfrowane. Przechowywanie danych w zabezpieczonej chmurze to także gwarancja ich dostępności w przypadku uszkodzenia sprzętu.
Książka Korespondencji Online znacznie przyśpieszy Twoją codzienną pracę, a narzędzia wykorzystującą sztuczną inteligencję (AI) sprawią, że praca będzie przyjemniejsza. Wykorzystaj Książkę Korespondencji Online do obsługi poczty e-mail i ciesz się automatycznymi funkcjami tłumaczenia wiadomości e-mail, np. z języka angielskiego na polski i odwrotnie czy profesjonalnej redakcji napisanej przez Ciebie wiadomości.
Zarządzanie korespondencją to ważny element pracy każdego szkolnego sekretariatu - bez względy na to, czy mówimy o szkole podstawowej czy średniej. Profesjonalne i nowoczesne narzędzia takie jak Książka Korespondencji Online to inwestycja w zasięgu Twojego budżetu, wiedziałeś?
Książka Korespondencji to niezależne rozwiązanie zbudowane w oparciu o wieloletnie doświadczenie związane z projektowaniem i rozwijaniem nowoczesnych technologii w biznesie.
Masz pytanie dotyczące aplikacji Książka Korespondencji? Odpowiedź prawdopodobnie znajdziesz w sekcji FAQ. Wciąż masz wątpliwości? Napisz do nas – użyj formularza kontaktowego.
Jeśli tak, prawdopodobnie spodoba Ci się nasze oprogramowanie do wystawiania faktur online.
Wypróbuj za darmo!
Dekretacja pism i prowadzenie książki korespondencji to jedne z kluczowych obowiązków kancelaryjnych. Taka obsługa sekretariatu dotyczy zarówno firm prywatnych, przedsiębiorstw, jak i jednostek administracji publicznej czy organizacji pożytku publicznego. Przekonaj się, jak elektroniczny dziennik korespondencji usprawni dekretację pism w Twoim sekretariacie!
Asystentki i sekretarki mają dostęp do danych wrażliwych, tajemnic handlowych i korporacyjnych firmy oraz są odpowiedzialne za komunikację z wieloma osobami, zarówno wewnątrz firmy, jaki i spoza niej. Właśnie dlatego są szczególnie narażone na incydenty bezpieczeństwa w firmie. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady cyberbezpieczeństwa. Powinna znać je każda osoba zarządzająca biurem i sekretariatem. Znasz je wszystkie?
Żyjemy w erze cyfryzacji, która przekształca wiele aspektów naszego życia, w tym sposób, w jaki pracujemy. Rola sekretarki ewoluuje, dostosowując się do nowych technologii i narzędzi. Jednym z obszarów pracy biurowej, które doświadczają największych zmian, jest zarządzanie korespondencją. Czy zastanawiałaś się kiedyś, jak technologia może usprawnić Twoją codzienną pracę asystentki i uczynić ją bardziej efektywną? W tym artykule przyjrzymy się temu bliżej, skupiając się na jednym z kluczowych elementów - ewidencji korespondencji.
Potrzebujesz więcej? A może mniej? Zmień pakiet w dowolnym momencie! Płać za funkcje, z których korzystasz!
