Elektroniczna Książka Korespondencji w Szkole – dlaczego warto?

Szkolny sekretariat to miejsce, w którym dbałość o właściwe zarządzanie korespondencją jest szczególnie ważne. Dlatego sekretarze oraz sekretarki coraz częściej wybierają książkę korespondencji on-line zamiast tradycyjnego, papierowego dziennika korespondencji. Sprawdź, dlaczego warto postawić na pracę w rozwiązaniu on-line.

Praca wielu użytkowników

Aplikacja on-line pozwala na jednoczesną pracę kilku użytkowników. Dzięki temu każdy uprawniony do tego pracownik szkolnego sekretariatu może obsługiwać książkę korespondencji, korzystając z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. To znacznie ułatwia pracę zwłaszcza w sezonie urlopowym lub w przypadku absencji chorego pracownika.

Szybka rejestracja pisma wraz z załącznikami

Rejestracja korespondencji jest łatwa i zajmuje krótką chwilę. Aplikacja pozwala rejestrować korespondencję z podziałem na korespondencję przychodzącą oraz wychodzącą. Każdy wpis ma swój unikalny numer nadany mu automatycznie przez system. Poza notowaniem podstawowych informacji o korespondencji, możesz szczegółowo określić jej parametry, dodać temat, opis pisma oraz załączniki w postaci skanów.

Dekretacja korespondencji on-line wraz z monitorowaniem odpowiedzi na pismo

W zarządzaniu korespondencją szkoły kluczą rolę odgrywa dekretacja pism. Książka korespondencji online umożliwia dekretację pism do innych pracowników placówki lub innych instytucji (np. urzędu miasta, urzędu gminy czy kuratorium) oraz śledzenie historii danej korespondencji wraz z monitorowaniem czasu odpowiedzi na pismo.

Podział pism na kategorie

Poza podziałem pism na korespondencję zewnętrzną i wewnętrzną oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą, wewnątrz każdej grupy pism możesz zastosować podział na kategorie. To szczególnie przydatne w szkolnym sekretariacie, gdzie korespondencja dotyczy różnych tematów czy współpracy z różnymi jednostkami. Podział pism na kategorie ułatwi zarządzanie dokumentami, a uporządkowany układ wpisów przyśpieszy znalezienie potrzebnych danych.

Czytelne sygnatury pism

Książka Korespondencji On-line pozwoli Ci ułożyć własną numerację pism i będzie pilnować, aby kolejne numery nadawane były automatycznie. Dodatkowo wpis przewiduje miejsce na odnotowanie zewnętrznego numeru dokumentu - sygnatury nadanej przez nadawcę.

Zawsze czytelne wpisy z możliwością edycji

W przeciwieństwie do tradycyjnego – papierowego dziennika korespondencji – aplikacja on-line umożliwia zachowanie estetyki i czytelności wpisów bez względu na ich ewentualną edycję. Wpisy możesz zmieniać dowolną ilość razy, a okno raportu zmian pozwoli Ci zachować historię edycji każdego wpisu.

Drukowanie książki nadawczej oraz listy podpisowej

Aplikacja on-line umożliwia wydruk książki nadawczej oraz listy podpisowej. Jeśli w Twojej szkole wymagany jest wydruk tego typu druków, nie musisz przygotowywać ich oddzielnie w edytorze tekstowym. Wydrukujesz je z aplikacji.

Automatyczne drukowanie kopert i etykiet wprost z aplikacji

Funkcja automatycznego drukowania kopert i etykiet wprost z aplikacji wprowadzi elementy automatyzacji do Twojego sekretariatu i przyśpieszy Twoją codzienną pracę.

Zabezpieczona Baza danych

Korespondencja szkoły często zawiera dane uczniów i pracowników, dlatego musi być przechowywana z największą starannością z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa oraz RODO. Książka korespondencji online to gwarancja przechowywania danych w zabezpieczonej bazie, z którą połącznie zawsze jest szyfrowane. Przechowywanie danych w zabezpieczonej chmurze to także gwarancja ich dostępności w przypadku uszkodzenia sprzętu.

Sztuczna inteligencja (AI) w elektronicznym dzienniku korespondencji

Książka Korespondencji Online znacznie przyśpieszy Twoją codzienną pracę, a narzędzia wykorzystującą sztuczną inteligencję (AI) sprawią, że praca będzie przyjemniejsza. Wykorzystaj Książkę Korespondencji Online do obsługi poczty e-mail i ciesz się automatycznymi funkcjami tłumaczenia wiadomości e-mail, np. z języka angielskiego na polski i odwrotnie czy profesjonalnej redakcji napisanej przez Ciebie wiadomości.

Zarządzanie korespondencją to ważny element pracy każdego szkolnego sekretariatu - bez względy na to, czy mówimy o szkole podstawowej czy średniej. Profesjonalne i nowoczesne narzędzia takie jak Książka Korespondencji Online to inwestycja w zasięgu Twojego budżetu, wiedziałeś?